Этапы работы с подотчётом
Заявка на аванс
Сотрудник формирует заявку на расходование денежных средств с обоснованием цели и суммы.
Выдача из кассы
Бухгалтер создаёт расходный кассовый ордер с операцией «Выдача подотчётнику» и проводит его.
Безналичный перевод
Альтернативно средства перечисляются на карту через документ «Списание безналичных ДС».
Контроль сроков
Система отслеживает дату «Отчитаться» и автоматически формирует отчёт по просроченным авансам.
Авансовый отчёт
Сотрудник сдаёт отчёт о понесённых расходах, оплатах поставщикам или приходе документов.
Закрытие аванса
Проводки закрывают счёт 71. Неизрасходованный остаток возвращается в кассу или на счёт.
Схема и настройка учёта
В 1С:ERP 2.4 учёт расчётов с подотчётными лицами строится вокруг двух ключевых процессов: выдача денежных средств и приёмка авансовых отчётов. Оба направления сосредоточены в разделе «Казначейство», что позволяет контролировать весь жизненный цикл аванса в едином интерфейсе.
Для корректной работы важно заранее настроить карточку Физического лица и связать её с элементом Сотрудник. В карточке сотрудника рекомендуется указать банковский счёт для перечислений, что ускорит заполнение документов безналичной выдачи и минимизирует ошибки ввода реквизитов.
Выдача наличных и безналичных
Для наличной выдачи используется документ «Расходный кассовый ордер». В поле «Хозяйственная операция» выбирается значение «Выдача подотчётнику», которое адаптирует форму под ввод специфических реквизитов: ФИО, подразделение, сумма и срок отчёта.
При проведении система автоматически формирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01, фиксирующую выдачу наличных из кассы в подотчёт конкретному сотруднику.
Если организация перечисляет аванс на карту, применяется документ «Списание безналичных денежных средств» с операцией «Перечисление подотчётнику». Проводка в регламентированном учёте примет вид Дт 71.01 — Кт 51.
Контроль сроков и лимитов
Одна из сильных сторон 1С:ERP — встроенный механизм контроля дебиторской задолженности. Реквизит «Отчитаться до», заполненный при выдаче, служит триггером для формирования отчёта по просроченным авансам. Казначей в любой момент видит, кто из сотрудников нарушил установленный срок.
Рабочее место авансовых
В разделе «Казначейство» → «Подотчётники» расположено специализированное рабочее место «Авансовые отчёты». Оно объединяет все операции в одном окне и содержит две ключевые закладки.
На второй закладке отображается сводная информация по всем выданным и непогашенным авансам: остатки в разрезе сотрудников и подразделений. На первой закладке представлен хронологический список документов, которыми «движутся» авансы: выдача, отчёт, возврат.
Виды документов отчётности
1С:ERP предусматривает три типа документов для закрытия подотчётных сумм, каждый из которых решает свою бизнес-задачу:
- Авансовый отчёт о расходах и оплатах поставщикам. Универсальный документ для фиксации командировочных, представительских или хозяйственных расходов, а также погашения кредиторской задолженности перед контрагентами. Формирует проводки Дт 20/26/44 — Кт 71.01.
- Приобретение товаров и услуг. Используется с операцией «Закупка через подотчётное лицо». Позволяет корректно оприходовать материалы на склад (Дт 10 — Кт 71.01) и выделить входной НДС.
- Поступление денежных документов. Применяется, когда подотчётник приобрёл путёвки, билеты или иные бланки строгой отчётности, учитываемые на счёте 50.03.
Возврат и удержание средств
Если после утверждения авансового отчёта образовался неизрасходованный остаток, сотрудник обязан вернуть его в кассу (документ «Приходный кассовый ордер», Дт 50.01 — Кт 71.01) или на расчётный счёт (документ «Поступление безналичных денежных средств», Дт 51 — Кт 71.01).
В случае, если сотрудник не предоставил отчёт в установленный срок и не вернул средства, организация вправе удержать сумму задолженности из его заработной платы. Для этого в 1С:ERP используется документ «Удержание из заработной платы» с видом расчёта «Погашение задолженности подотчётного лица», который сформирует проводку Дт 70 — Кт 71.01 при начислении зарплаты.
Валютные операции подотчёта
При командировках за рубеж выдача денежных средств может осуществляться в иностранной валюте. В этом случае в документе «Расходный кассовый ордер» или «Списание безналичных ДС» указывается соответствующая валюта, а расчёты ведутся по счету 71.21 «Расчёты с подотчётными лицами (в валюте)».
При закрытии такого авансового отчёта система автоматически пересчитывает суммы по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта, формируя необходимые курсовые разницы, что обеспечивает полную корректность регламентированного и управленческого учёта.
Из рабочего места авансовых отчётов в любой момент можно вызвать отчёт по контролю подотчётных сумм, который покажет детализацию по каждому сотруднику: дата выдачи, сумма, остаток и количество дней до дедлайна. Итоговый анализ позволяет финансовой службе принимать оперативные решения: ограничивать выдачу новых сумм или пересматривать лимиты.
