Дни донора в 1С:ERP: полное руководство по оформлению

Пошаговая инструкция по настройке, созданию документов и расчёту оплаты дней сдачи крови в соответствии с трудовым законодательством РФ

1Правовые основы предоставления дней донора

Согласно статье 186 Трудового кодекса РФ, работникам, сдавшим кровь и её компоненты безвозмездно, предоставляются гарантии и компенсации. В день сдачи крови сотрудник освобождается от работы с сохранением среднего заработка.

Помимо дня донации, оплачивается также день прохождения обязательного медицинского обследования. Если по соглашению с работодателем сотрудник вышел на работу в день сдачи крови, ему предоставляется другой день отдыха с сохранением среднего заработка.

После каждого дня сдачи крови работнику предоставляется дополнительный день отдыха, который можно использовать в течение года после донации или присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску.

Важно знать: Если донор сдал кровь в период ежегодного отпуска, в выходной или праздничный день, дополнительный день отдыха предоставляется в рабочем периоде по выбору работника. При увольнении неиспользованные донорские дни не компенсируются денежно — это прямо не предусмотрено ни ТК РФ, ни законом №125-ФЗ «О донорстве крови».
Совет: Рекомендуется вести учёт донорских дней в отдельном журнале или использовать возможности 1С:ERP для автоматического отслеживания неиспользованных дней отдыха.

2Порядок уведомления работодателя и документооборот

Хотя Трудовой кодекс не содержит жёстких требований к процедуре уведомления, Письмо Минтруда РФ от 12.05.2017 № 19-0/В-422 рекомендует оформлять предоставление донорских дней внутренними нормативными актами и документами.

Оптимальный алгоритм действий:

  • Работник подаёт заявление на имя руководителя о намерении сдать кровь с указанием предполагаемых дат
  • Работодатель издаёт приказ об освобождении от работы на конкретные даты
  • Кадровая служба фиксирует дни в табеле учёта рабочего времени (форма Т-13 или электронный аналог)
  • После донации работник предоставляет справки: форма 401/у (о прохождении медосмотра) и форма 402/у (о сдаче крови)
Внимание: Если работник не уведомил заранее и предоставил справки постфактум, работодатель обязан оплатить день сдачи крови и предоставить дополнительный день отдыха, но не обязан освобождать от работы на следующий день после донации. В этом случае дополнительный день предоставляется по согласованию сторон.

3Настройка видов начислений в 1С:ERP

В конфигурации 1С:ERP для оформления донорских дней используется документ «Отсутствие с сохранением оплаты». По умолчанию может применяться вид начисления «Оплата вынужденного прогула», но для удобства учёта рекомендуется создать специализированный вид начисления.

Для проверки и настройки перейдите по пути: Меню «Зарплата» → «Настройки и справочники» → «Начисления». В открывшемся журнале видов начислений проверьте наличие подходящего элемента.

Если нужный вид отсутствует, создайте новый с наименованием «Оплата донорских дней» или аналогичным. В настройках укажите:

  • Способ расчёта: по среднему заработку
  • Код дохода НДФЛ: 2000 (оплата дней невыхода)
  • Страховые взносы: начисляются в общеустановленном порядке
  • Отражение в бухучёте: счёт 20 (26, 44) в зависимости от подразделения
Дни донора в конфигурации 1С: ERP
Раздел «Настройки и справочники» в меню «Зарплата»
Дни донора в конфигурации 1С: ERP
Журнал видов начислений для проверки и создания элементов
Рекомендация: Создайте отдельный вид начисления для донорских дней — это упростит аналитику, позволит легко фильтровать такие выплаты в отчётах и избежать путаницы с другими видами отсутствий.

4Создание документа «Отсутствие с сохранением оплаты»

Документ создаётся через журнал «Все начисления». Нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите тип документа «Отсутствие с сохранением оплаты».

Альтернативный способ: перейдите в раздел «Кадровый учёт» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ оттуда. Это особенно удобно, если вы работаете в комплексной связке кадрового и payroll-учёта.

При создании документа обратите внимание на следующие моменты:

  • Период действия документа должен точно соответствовать датам отсутствия
  • Для дня медосмотра и дня донации создаются отдельные документы или один с указанием нескольких периодов
  • Дополнительный день отдыха оформляется отдельным документом с тем же видом начисления
Дни донора в конфигурации 1С: ERP
Выбор документа «Отсутствие с сохранением оплаты» в журнале начислений
Важно: Документ должен быть создан и проведён до момента закрытия табеля за соответствующий месяц. Если день донора выпадает на конец месяца, своевременно оформите документы, чтобы избежать перерасчёта в следующем периоде.

5Заполнение карточки документа и расчёт среднего заработка

В открывшейся форме документа последовательно заполните все необходимые закладки, начиная с «Главное»:

  • Сотрудник: выберите работника из справочника
  • Подразделение: заполняется автоматически, но можно изменить
  • Вид начисления: выберите «Оплата донорских дней» или аналогичный
  • Период отсутствия: укажите дату (или диапазон дат)
  • Основание: в реквизитах укажите номер и дату справки формы 402/у или 401/у

После заполнения основных реквизитов перейдите на закладку «Расчёт». Система автоматически рассчитает средний заработок исходя из доходов работника за последние 12 календарных месяцев. Проверьте корректность расчёта:

  • Убедитесь, что в расчётный период вошли все выплаты, учитываемые при определении среднего заработка
  • Проверьте, исключены ли периоды болезни, отпуска по беременности и родам, простои не по вине работника
  • Сверьте количество отработанных дней и начисленные суммы
Полезный совет: Если работник отработал менее 12 месяцев, средний заработок рассчитывается исходя из фактического количества отработанных месяцев. При отсутствии отработанных месяцев и начислений — исходя из установленного оклада (тарифной ставки).
Особенности расчёта: В средний заработок включаются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда: оклад, премии, надбавки, доплаты. Не включаются: материальная помощь, компенсационные выплаты, больничные, отпускные.

6Печать приказа, расчёта и отражение в учёте

После проведения документа по кнопке «Печать» становятся доступны следующие печатные формы:

  • Приказ (распоряжение) о предоставлении дней отдыха с сохранением среднего заработка — подписывается руководителем организации
  • Расчёт среднего заработка — детализированная расшифровка расчёта с указанием всех сумм и периодов
  • Расчёт оплаты — итоговая сумма к выплате с указанием налогов и взносов

Распечатанные документы передаются:

  • Приказ — в кадровую службу для подшивки в личное дело работника
  • Расчёт среднего заработка — в бухгалтерию для проверки и подтверждения начислений
  • Копия приказа — работнику по его заявлению (при необходимости)

После проведения документа информация автоматически отражается:

  • В табеле учёта рабочего времени — код «Г» (государственные обязанности) или специальный код, принятый в организации
  • В расчётных листках работника — отдельной строкой с указанием вида начисления
  • В регистрах налогового учёта — для формирования отчётности по НДФЛ и страховым взносам
  • В бухгалтерских проводках — Дт 20 (26, 44) Кт 70
Дни донора в конфигурации 1С: ERP
Печатная форма приказа об оплате дней донора по среднему заработку
Контроль и архивация: Справки формы 401/у и 402/у должны быть подшиты к документу-основанию (приказу) и храниться в соответствии с номенклатурой дел организации (не менее 50 лет для документов по личному составу). В 1С:ERP можно прикрепить сканы справок к документу через функцию «Присоединённые файлы».
Автоматизация: Настройте в 1С:ERP автоматическое создание документов по шаблону для часто повторяющихся ситуаций. Это сократит время оформления и минимизирует риск ошибок при вводе данных.